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Die Zusammenarbeit zwischen externen Projektleitern und ihren Kunden läuft in der Mehrzahl der Fälle nicht reibungslos. Eine Studienbefragung der TU Dortmund in Kooperation mit dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) hat ergeben, dass es bei zwei Dritteln der Projekte größere Herausforderungen gibt. Die Fragen im Fokus: Welche Klippen müssen Berater in der Kooperation mit ihren Kunden häufig umschiffen? Und wann wird eine Herausforderung zu einem Problem, das den Projekterfolg gefährdet?

Kein Projekterfolg ohne klare Absprachen

Branchenübergreifend sehen demnach die Projektleiter in der unzureichenden Mitwirkung der Auftrag gebenden Unternehmen das größte Problem. Beispiele dafür sind verstreichende Fristen oder nicht ausreichende Teil- oder Vorarbeiten. Studienleiter Florian Kopshoff von der TU Dortmund hat auf Basis der Studienergebnisse (Langfassung) insgesamt acht Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit von Klienten und externen Projektexperten identifiziert. Aus seiner Sicht gehören alle diese Punkte auf das Projektradar: „Sie helfen, zentrale Herausforderungen in der Projektarbeit systematisch vorzudenken und bösen Überraschungen vorzubeugen“, so Kopshoff.

  • Aufklären: Ein hoher Aufwand für die illustrative und verständliche Klärung von Vor- und Nachteilen, Eigenschaften sowie der zu erwartenden Ergebnisse des Projektes lohnt sich.
  • Eindringen: Ein tiefes Verständnis für Produkte, Prozesse und Anforderungen des Klienten ist für einen externen Projektexperten unabdingbar. Dafür müssen zentrale Experten aus den Unternehmen frühzeitig in Projektsitzungen eingebunden sein und je nach Situation eigene Informationen vor Ort erhoben werden.
  • Doppelter Boden: Um bei Personalwechseln oder -ausfällen auf der Klientenseite gewappnet zu sein, sollten erfolgskritische Positionen im Projekt durch Mehrfach-Besetzungen und Vertretungsregeln abgefedert werden können.
  • Interessen steuern: Die unterschiedlichen Interessen – besonders auch der kritischen Akteure – im Klientenunternehmen müssen aktiv gesteuert werden.
  • Mit allen Lagern: Einigungen sollten gerade auch mit den besonders kritischen Entscheidern im Klientenunternehmen erfolgen. So spart man sich schwergängige Entscheidungsprozesse und abweichende Bewertungen der Projektergebnisse.
  • Klar beauftragen: Ein lückenlos und transparent gestalteter Informationsfluss sowie eine verbindliche Einigkeit über weiterzugebende Inhalte innerhalb der Klientenorganisation sorgen für eine verlässliche Grundlage bei der Projektzusammenarbeit.
  • Ehrlich vergleichen: Offene und ehrliche Vergleiche von Vor- und Nachteilen in Frage kommender Lösungen oder von Wettbewerbsprodukten verhindern, dass Konzepte im Projektverlauf vermischt und falsche Bewertungsmaßstäbe angelegt werden.
  • Passiv nur mit Vertrauen: Erfolgreiche Projektarbeit setzt beim Auftraggeber Interesse für eingeschlagene Lösungswege oder fundamentales Vertrauen in den externen Projektleiter hinsichtlich der Wahl des richtigen Weges voraus. Fehlt beides, und der Klient nimmt trotzdem intensiven Einfluss auf das Projekt, drohen unüberbrückbare Konflikte. Ein Projektabbruch muss dann eine Option sein.

Untersuchung wird fortgesetzt

Studienleiter Florian Kopshoff promoviert zum Thema Kundenkompetenz im Projektgeschäft am Lehrstuhl für Marketing der TU Dortmund. Zurzeit sammelt er weiterhin anonymisierte Angaben aus abgeschlossenen Projekten, damit Projektbeteiligte in Zukunft Stolpersteinen besser ausweichen können. Alle Teilnehmer sollen nach Abschluss der Untersuchung die Ergebnisse dieser Studie und eine Einordnung ihres eigenen Projekts erhalten. Der Fragebogen steht online zur Verfügung.

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